Sådan behandler vi dine personoplysninger

Glostrup Kommune er dataansvarlig for de personoplysninger, vi behandler om dig. Vores kontaktoplysninger er:

Glostrup Kommune
Center for Miljø og Teknik
Rådhusparken 2
2600 Glostrup
CVR-nr.: 65120119

Telefon: 4323 6100
E-post: glostrup.kommune@glostrup.dk og miljo.teknik@glostrup.dk 

Vil du kontakte os på mail, opfordrer vi til at skrive til os via Digital Post (sikker mail) på: www.borger.dk

Som kommunal myndighed modtager vi personoplysninger fra flere kilder, herunder:

• dig selv
• andre borgere
• myndigheder og virksomheder
• offentlige registre
• kommunens egne medarbejdere.

Ofte giver du os selv oplysningerne, vi skal bruge, f.eks. hvis du sender os et brev eller en mail, eller hvis du har en samtale eller et møde med os. Det kan også være, at du har benyttet dig af en af vores selvbetjeningsløsninger på vores hjemmeside eller via eksterne tjenester som f.eks. www.borger.dk eller vores digitale løsning til håndtering af byggeaffald eller jord.

Nogle informationer beder vi dig om at oplyse, når du ansøger om en ydelse eller service, f.eks. ved anmeldelse af rotter. I andre tilfælde modtager vi oplysninger om dig fra andre. Du kan bl.a. være grundejer eller optræde som part i en sag, som andre rejser, f.eks. en nabotvist i en hegnssag eller en klage. Vi kan også modtage oplysninger gennem vores medarbejdere, eksempelvis tilsynsmedarbejdere.

Nogle informationer kan vi selv hente fra andre offentlige myndigheder eller fælles registre, såsom Det Centrale Personregister (CPR), Bygnings- og Boligregistret (BBR), SKAT, med flere. Du har altid ret til at få at vide, hvilke oplysninger vi indhenter om dig.

Når du henvender dig til os, behandler vi personoplysninger om dig. Det betyder bl.a., at vi modtager, registrerer, opbevarer og journaliserer din henvendelse. Typisk registrerer vi dit navn, adresse, mailadresse og telefonnummer i forbindelse med din sag. Men det kan, afhængigt af omstændighederne, dreje sig om følgende oplysninger:

• Almindelige personoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, mailadresse.
• Fortrolige personoplysninger som CPR-nummer, boligforhold.
• Følsomme personoplysninger som oplysninger om helbred.

Hvis vi behandler andre oplysninger end disse, informerer vi dig om det.

Vi behandler dine personoplysninger for at kunne give dig svar på dine spørgsmål og/eller håndtere de myndighedsopgaver, som din henvendelse giver anledning til. Vi behandler desuden de personoplysninger, som vi modtager fra eller om dig. Vi indhenter kun de nødvendige personoplysninger om dig, som vi skal bruge til det formål, du henvender dig med. Eksempelvis har vi ikke brug for oplysninger om helbred til brug for anvisning af byggeaffald. Men hvis du ansøger om en handicapparkeringsplads, kan det være relevant for din ansøgning.

Måske henvender du dig til os for at orientere os om noget, som du gerne vil have, at vi fører tilsyn med eller reparerer. Det kan være et hul i vejen, manglende gadebelysning eller støj fra en virksomhed. Måske søger du om tilladelse til noget, hvor vi skal træffe en afgørelse – f.eks. en spildevandstilladelse, byggetilladelse eller dispensation. Det kan også være, at du henvender dig om indsamling og håndtering af affald, kommune-, by- og lokalplanlægning, anmeldelse og anvisning af byggeaffald og jordflytning eller natur- og grundvandsbeskyttelse samt kloakering. Det kan også være, at vi har indgået en aftale med dig, hvor vi skal bruge dine oplysninger for at kunne leve op til aftalen.

Vi behandler personoplysningerne med hjemmel i den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder inden for det lovområde, som din sag og din henvendelse handler om, samt persondatareglerne.

Retsgrundlaget for behandling af almindelige personoplysninger sker som udgangspunkt inden for rammerne af Databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra e. For behandling af CPR-nummer gælder Databeskyttelsesloven § 11. For følsomme personoplysninger er retsgrundlaget som udgangspunkt Databeskyttelsesforordningen artikel 9, stk. 2, litra f.

Der findes desuden hjemmel i de fagspecifikke love. Det er bl.a. miljøbeskyttelsesloven, jordforureningsloven, miljøvurderingsloven, byggeloven, planloven, vejloven og/eller andre relevante love og bekendtgørelser inden for vores fagområde.

Vi videregiver kun personoplysninger om dig i de tilfælde, hvor det er relevant for at behandle din sag eller løse vores opgave som kommune, og hvor der er retlig hjemmel hertil. Hvis nogle andre end os skal besvare din henvendelse, sender vi din henvendelse videre til de relevante modtagere i overensstemmelse med vejledningspligten og god forvaltningsskik.

Hvis der foreligger en lovbestemt pligt til at videregive oplysninger til andre offentlige myndigheder, vil de relevante personoplysninger blive videregivet i henhold til myndighedens krav. Det kan for eksempel være til Miljøstyrelsen, Naturstyrelsen, Region Hovedstaden, SKAT, Ankestyrelsen, Rigsarkivet, en anden kommune, politi, fogedret eller domstole.

Vi er efter lovgivningen i nogle tilfælde forpligtede til at videregive visse oplysninger til eksempelvis offentlige databaser. Derudover kan nogle af oplysningerne blive brugt, når det er nødvendigt til intern brug, for eksempel for eksempel som led i opfølgning, statistik, ledelsesinformation mv. I visse situationer indgår almindelige personoplysninger om dig, hvis vi foretager en naboorientering eller partshøring, eller hvis vi giver aktindsigt i din sag.

I tilfælde, hvor vi bruger en ekstern leverandør til at løse en konkret arbejdsopgave for os, kan det være nødvendigt at videregive dine kontaktoplysninger for, at leverandøren kan udføre opgaven. Det kan for eksempel for eksempel være private virksomheder i form af specialister, rådgivere og entreprenører eller andre, som skal bidrage til sagens oplysning eller løsning.

I de tilfælde, hvor vores leverandører behandler dine oplysninger på vores vegne, sikrer vi, at de lever op til kravene, som følger af Databeskyttelsesforordningen og -loven. Det gør vi ved at indgå databehandleraftaler, så oplysningerne behandles effektivt og sikkert, og de nødvendige sikkerhedsforanstaltninger opretholdes.

Vi registrerer og opbevarer dine oplysninger i de IT-systemer, vi anvender. Det har vi pligt til efter forvaltnings- og offentlighedsloven. Det kan eksempelvis være i vores journaliseringssystem eller i et andet relevant fagsystem. Systemerne, der bruges, afhænger af fagområdet.

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe vi har behov for dem til at kunne varetage vores myndighedsopgaver, og vi har et lovligt og sagligt grundlag for det. Der er forskellige retningslinjer for, hvor længe vi gemmer dine oplysninger. Det varierer, alt efter om det for eksempel drejer sig om en byggesag eller lån af æblepressen.  

Når vi ikke har brug for dine oplysninger længere, arkiveres den sag, som dine oplysninger indgår i. Herefter vil sagen efter en vis periode enten blive slettet hos os eller blive overført til Rigsarkivet – det bestemmes af arkivloven. I de fleste tilfælde slettes sager om fast ejendom ikke, fordi oplysningerne er vigtige at kunne tilgå selv mange år efter, at sagen er afsluttet.

De enkelte fagområder i Center for Miljø og Teknik giver dig mere information om, hvordan de behandler dine oplysninger i forbindelse med netop din henvendelse eller sag.

Du har efter Databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Dine rettigheder omfatter:

• Ret til indsigt i dine personoplysninger (indsigtsret).
• Ret til berigtigelse af forkerte personoplysninger om dig.
• Ret til sletning af dine personoplysninger (medmindre der er retlige forpligtelser, som gør, at det ikke er muligt for os at slette oplysningerne).
• Ret til begrænsning af behandling af dine personoplysninger.
• Ret til indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger.
• Ret til dataportabilitet.

Du kan læse mere om dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside: www.datatilsynet.dk/borger/hvad-er-dine-rettigheder 

Ligesom andre offentlige myndigheder har vi i Glostrup Kommune en databeskyttelsesrådgiver. Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger og dine rettigheder, er du altid velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver.

Databeskyttelsesrådgiver, og hvordan du kontakter databeskyttelsesrådgiveren via Digital Post (sikker mail).

Du kan også kontakte vores databeskyttelsesrådgiver via e-mail: Dpo-d@hvidovre.dk (ikke sikker mail) og på telefon: 36 39 36 01.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder eller klage over vores håndtering af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte os eller vores databeskyttelsesrådgiver.

Du har også mulighed for at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med vores svar eller den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk