Forretningsorden for Miljø-, Teknik- og Ejendomsudvalget i Glostrup Kommune
Udvalgets møder
§ 1. Udvalget vælger på sit første møde en formand blandt sine medlemmer. Så snart valget af formand har fundet sted, vælger udvalget blandt sine medlemmer en næstformand til at fungere i formandens forfald.
§ 2. Udvalget udøver sin virksomhed i møder. Udvalget vedtager en mødeplan for hvert år.
Stk. 2. Ekstraordinære møder afholdes, når formanden finder det fornødent, eller mindst en tredjedel af medlemmerne forlanger det. Formanden fastsætter tid og sted for de ekstraordinære møders afholdelse.
Stk. 3. Udvalgets møder er ikke offentlige.
Stk. 4. Formanden for kommunalbestyrelsen har ret til at overvære udvalgets forhandlinger, selvom vedkommende ikke er medlem.
Stk. 5. Udvalget kan tillade personer, der er ansat i kommunens tjeneste, at overvære møderne med henblik på varetagelse af sekretariatsfunktioner mv. for udvalget. Udvalget kan tilkalde andre personer til at overvære en sags behandling, når det er ønskeligt af hensyn til sagens oplysning.
Stk. 6. Udvalget kan bestemme, at skriftligt materiale af fortrolig karakter, som medlemmerne har modtaget til brug ved udvalgsbehandlingen, skal afleveres ved mødets afslutning eller et på af udvalget fastsat senere tidspunkt.
§ 3. Er et medlem forhindret i at deltage i et udvalgsmøde, meddeler vedkommende formanden eller udvalgets sekretær dette inden mødets afholdelse. I beslutningsprotokollen anføres for hvert enkelt møde, hvilke medlemmer der har været fraværende.
Udsendelse af dagsorden og sagernes fremlæggelse
§ 4. Formanden foranlediger, at der senest 7 dage (henover en weekend) inden et ordinært mødes afholdelse tilsendes hver af udvalgets medlemmer en dagsorden og bilag elektronisk.
Stk. 2. Når en sag er optaget på dagsordenen for et ordinært møde, skal det fornødne materiale til sagens bedømmelse vedlægges sagen.
Stk. 3. Ved indkaldelse til ekstraordinært møde giver formanden i videst muligt omfang medlemmerne underretning om de sager, der skal behandles på mødet.
Beslutningsdygtighed, mødeledelse og sagernes forelæggelse
§ 5. Udvalget er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Alle beslutninger træffes ved stemmeflerhed.
Stk. 2. Formanden og i dennes forfald næstformanden leder udvalgets møder. Formanden træffer bestemmelse i alle spørgsmål vedrørende forhandlingernes ledelse og iagttagelse af god orden under mødet. Endvidere formulerer formanden de punkter, om hvilke der skal stemmes.
Stk. 3. Formanden, bistået af sekretæren for udvalget, drager omsorg for, at sagerne forinden de forelægges for udvalget, er tilstrækkeligt belyst, herunder vedrørende eventuelle økonomiske og administrative konsekvenser. Sekretæren for udvalget fører protokollen under møderne og er i fornødent omfang formanden behjælpelig med sagernes forelæggelse.
§ 6. Udvalget tager stilling til formandens dagsordensudkast for mødet ved mødets begyndelse.
Stk. 2. Sagerne behandles i mødet i den rækkefølge, som formanden bestemmer, og formanden kan herved fravige den i dagsordenen angivne rækkefølge.
Medlemmernes deltagelse i forhandlinger og afstemning
§ 7. Udvalget træffer beslutning om, hvorvidt et medlems interesse i en sag er af en sådan beskaffenhed, at medlemmet er udelukket fra at deltage i udvalgets forhandling og afstemning om sagen. I bekræftende fald skal den pågældende under forhandling og afstemning om sagen forlade lokalet, hvorimod medlemmet deltager i udvalgets forhandling og afstemning om, hvorvidt medlemmet skal vige sit sæde under den pågældende sags behandling.
Stk. 2. Et medlem skal underrette udvalget, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om medlemmets habilitet.
§ 8. Medlemmerne kan kun deltage i udvalgets afstemninger, når de personligt er til stede under disse.
§ 9. Afstemning sker ved håndsoprækning og kontraprøve foretages.
Stk. 2. Skønner formanden, at en sags udfald er så utvivlsom, at afstemning vil være overflødig, udtaler formanden dette med angivelse af den opfattelse, formanden har med hensyn til sagens afgørelse. Dersom intet medlem herefter forlanger afstemning, kan formanden erklære sagen for afgjort i overensstemmelse med den af formanden angivne opfattelse.
Beslutningsprotokol mv.
§ 10. Resultatet af udvalgets drøftelser, herunder indstillinger til kommunalbestyrelsen, indføres under møderne i beslutningsprotokollen af udvalgets sekretær. Formanden tilkendegiver, hvad der skal indføres. Det tilkommer i sidste ende udvalgets flertal at beslutte, hvad der skal indføres. Det er alene udvalgets beslutninger, der skal og kan indføres.
Stk. 2. Ethvert medlem kan forlange sin afvigende mening kort tilført beslutningsprotokollen.
Stk. 3. Beslutningsprotokollen skal ved hvert mødes afslutning underskrives af samtlige medlemmer, der har deltaget i mødet. Medlemmerne kan ikke under henvisning til deres stemmeafgivning eller andre grunde vægre sig ved at underskrive protokollen.
§ 11. Formanden, bistået af sekretæren for udvalget, drager omsorg for udførelsen af udvalgets beslutninger. Formanden påser, at ingen sag unødigt forsinkes. Sager, der skal fremsendes til et andet udvalg, til kommunalbestyrelsen eller andet, ekspederes så hurtigt som muligt efter udvalgets møde.
Stk. 2. Formanden, bistået af sekretæren for udvalget, drager omsorg for beslutningsprotokollens opbevaring og foranlediger, at en udskrift af protokollen snarest efter mødets afholdelse udsendes elektronisk til udvalgsmedlemmerne samt offentliggøres på kommunens hjemmeside og intranet.
Forretningsordenens forståelse
§ 12. Ethvert medlem er forpligtet til at rette sig efter formandens afgørelse med hensyn til forståelsen af forretningsordenens bestemmelser.
Ikrafttrædelse
§ 13. Denne forretningsorden træder i kraft straks efter vedtagelsen.
Forretningsordenen blev vedtaget i Miljø-, Teknik- og Ejendomsudvalget den 22. november 2018.